マイナンバーの提供

1.マイナンバーの利用目的は、提出を受けるときに明確にする必要がありますか?

マイナンバーの利用目的は、明確にする必要があります。

例えば、年末調整(源泉徴収票)の目的で徴収したマイナンバーを社会保険に利用することはできません。

利用目的は列挙することができますので、就業規則に利用目的を網羅的に記載しておきましょう。

2.出向や転籍があった場合、マイナンバーはグループ企業間で提供し合えますか?

たとえグループ関係にある法人であっても、法人格が別である場合、マイナンバー情報を企業が勝手に提供しあうことはできません。グループ会社間で共通のデータベースを利用している際は、アクセス制限を設け当人の所属法人以外のマイナンバー事務関係者が自由にアクセスできない仕組みにすることが必要です。

ちなみに、同一法人内で異なる部署でマイナンバー情報をやり取りすることは、「提供」ではなく「利用」にあたるため、上記のような問題は生じません。また、そもそも在籍出向などの場合のように、給与支払者に変更がない場合は出向先にマイナンバー関係事務は生じません。

転籍の場合のように、給与支払者が変わるとマイナンバー関係事務が転籍先に移るため、改めて出向先が本人からマイナンバーの提供を受ける必要があります。

3.マイナンバー関係事務を外部へ業務委託(アウトシーシング)することはできますか?

可能です。

例えば、すでに年末調整業務を社会保険労務士や税理士に業務委託している場合が考えられます。

この場合、会社側は業務委託先が適切な情報保護ができる体制かどうかを監督する必要があります。

普段は「先生」と呼んでいる相手を監督するというのは、関係上難しいかもしれません。

この場合、逆に社会保険労務士や税理士側から、会社へ適切な報告をするという真摯な姿勢が求められるでしょう。

4.マイナンバー関係事務の委託先が、さらに再委託することはできますか?

再委託は可能です。しかしこの場合には委託元(A社)の許諾が必要であると共に、A社は各委託先に対する間接的な監督義務を負います。(つまりBC間、CD間)

大阪の社会保険労務士顧問_マイナンバー関係事務の再委託
マイナンバー関係事務の再委託・再々委託

 

労務専門コラム マイナンバーの章

>>①マイナンバーカード、通知カードって何?
>>②子供や外国籍の人にもマイナンバーが通知されるの?
>>③会社は誰から、何のためにマイナンバーを提出してもらうの?
>>④マイナンバー取得時の「本人確認」って何?
>>⑤会社がマイナンバーを使用・外部提供するときの注意点(今このページです)
>>⑥総務担当者はマイナンバー情報の漏えいに注意を!
>>⑦マイナンバー管理の注意点と廃棄時期
>>⑧会社総務のマイナンバー管理体制を作ろう
>>⑨マイナンバー対応 企業の対応の手順はこうだ!
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【この記事の執筆者】

井ノ上 剛(いのうえ ごう)
◆1975年生 奈良県立畝傍高校卒 / 同志社大学法学部卒
◆社会保険労務士、行政書士、奈良県橿原市議会議員
タスクマン合同法務事務所 代表
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 (電話)06-7739-2538 
(投稿日時点の法制度に基づき執筆しています。)