マイナンバー 企業はどうやって管理する?

1.マイナンバー業務に関与する社員は限定しないといけませんか?

限定すべきです。マイナンバーの提供を受ける時の本人確認では、いつ・どこで・だれが・どうやって行ったかを記録する必要があります。

また特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)にアクセスできる社員、マイナンバー記載書類を作成できる社員も限定が必要です。

このような観点から、業務フローの見直しが必要なのです。

2.特定個人情報ファイルとは何ですか?

特定個人情報、つまりマイナンバーを含む個人情報を管理するためのファイルことです。エクセル・ワード・データベースでの作成が考えられます。

これまでは、個人情報を含むデータベースの作成については規制がありませんでしたが、マイナンバーを含む個人情報ファイルは「業務遂行の目的」以外には作成することができません。

3.マイナンバーを付箋やノートにメモすることはできますか?

できません。特定個人情報を「業務遂行の目的以外に」作成することは禁止されています。

マイナンバー記載書類をコピーしたり、付箋やノートにメモを取る行為は、「特定個人情報ファイルの作成」に該当します。コピーやメモなどの行為は、「必要」とは認められないでしょう。

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4.法定保存期限を過ぎてマイナンバー記載書類を保管してもよいですか?

法定保存期限を過ぎると、マイナンバー記載書類は廃棄する必要があります。

マイナンバー制度に企業対応する際のポイントの一つに、「入り口(取得)」と「出口(廃棄)」があります。

下記の保存期間を自社で明確に管理し、廃棄フローを作りましょう。

書類名称 保存期間
雇用契約書、内定通知書、解雇通知書、退職願 3年
賃金台帳 3年
扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書、源泉徴収簿 7年
社会保険資格取得、喪失確認通知書、標準報酬決定通知書 2年
雇用保険資格取得、喪失確認通知書 4年

 

労務専門コラム マイナンバーの章

>>①マイナンバーカード、通知カードって何?
>>②子供や外国籍の人にもマイナンバーが通知されるの?
>>③会社は誰から、何のためにマイナンバーを提出してもらうの?
>>④マイナンバー取得時の「本人確認」って何?
>>⑤会社がマイナンバーを使用・外部提供するときの注意点
>>⑥総務担当者はマイナンバー情報の漏えいに注意を!
>>⑦マイナンバー管理の注意点と廃棄時期(今このページです)
>>⑧会社総務のマイナンバー管理体制を作ろう
>>⑨マイナンバー対応 企業の対応の手順はこうだ!
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【この記事の執筆者】

井ノ上 剛(いのうえ ごう)
◆1975年生 奈良県立畝傍高校卒 / 同志社大学法学部卒
◆社会保険労務士、行政書士、奈良県橿原市議会議員
タスクマン合同法務事務所 代表
 〒542-0066 大阪市中央区瓦屋町3-7-3イースマイルビル
 (電話)06-7739-2538 
(投稿日時点の法制度に基づき執筆しています。)