マイナンバー取得時の「本人確認」とは!?

1.マイナンバー取得の際の「本人確認手続き」とは何ですか?

本人確認では、「①マイナンバーを正しく確認」、「②本人かどうかの確認」の両方が必要です。

「①マイナンバーを正しく確認」するためには、個人番号が記載された書類で確認します。具体的には、個人番号カード、通知カード、マイナンバーが記載された住民票などです。

「②本人かどうかの確認」は、個人番号カード、写真つき身分証明書等で確認します。写真つきの身分証明書の定時が困難なときは2点以上の代替書類で確認します。

提出者が本人かどうかを確認するためには、対面で顔写真との一致を確認するのが最も望ましいですが、すでに雇用されている従業員の場合は省略してもかまいません。

本人確認手続きは、対面または郵送いずれでも構いませんが、上記の趣旨を踏まえると、次の場合は対面が望ましいでしょう。

・新しく雇用する従業員
・写真つき証明書が提出できない従業員

2.いつまでに社員のマイナンバーを取得すればよいですか?

マイナンバーの本人通知は平成27年10月です。平成28年1月からマイナンバーの利用が開始されます。平成27年度年末調整はマイナンバー記載の対象外です。平成27年度給与支払報告書業務もマイナンバー記載の対象外です。

一番早いマイナンバー対象業務は平成28年に入退社する個別従業員の手続きです。

3.マイナンバーを目的外に利用することはできますか?

マイナンバーを目的外に利用することはできません。そのため従業員からマイナンバーを取得する際には、利用可能性のある業務を包括的に列挙する必要があります。

金融機関においては住宅ローンなどの申込を受ける際に、所得証明として源泉徴収票の提出を求めますが、マイナンバーは融資審査に必要ないため、マイナンバーの記載がある源泉徴収票の提出を求めることは出来ません。

業務システムでは、「社員コード」、「取引先コード」を設定するのが一般的です。システム内の様々な帳票画面でデータを連動させるのが目的です。この目的はマイナンバーの利用範囲ではありませんので、マイナンバーを社員コード・取引先コードとして使用することはできません。

4.特定個人情報とは何ですか?

マイナンバーが含まれる個人情報のことを「特定個人情報」と呼びます。またマイナンバー自体も特定個人情報です。特定個人情報はマイナンバー法の制定により、「個人情報」より高い基準での管理が求められます。

【特定個人情報】
・マイナンバー
・マイナンバー + 氏名
・マイナンバー + 社員番号
・マイナンバー + 年金番号

 

労務専門コラム マイナンバーの章

>>①マイナンバーカード、通知カードって何?
>>②子供や外国籍の人にもマイナンバーが通知されるの?
>>③会社は誰から、何のためにマイナンバーを提出してもらうの?
>>④マイナンバー取得時の「本人確認」って何?(今このページです)
>>⑤会社がマイナンバーを使用・外部提供するときの注意点
>>⑥総務担当者はマイナンバー情報の漏えいに注意を!
>>⑦マイナンバー管理の注意点と廃棄時期
>>⑧会社総務のマイナンバー管理体制を作ろう
>>⑨マイナンバー対応 企業の対応の手順はこうだ!
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【この記事の執筆者】

井ノ上 剛(いのうえ ごう)
◆1975年生 奈良県立畝傍高校卒 / 同志社大学法学部卒
◆社会保険労務士、行政書士、奈良県橿原市議会議員
タスクマン合同法務事務所 代表
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